اصول برقراری ارتباط موثر
خوب یا بد، خوشمان بیاید یا بدمان بیاید، همه‌مان مجبوریم در طول زندگی با انواع و اقسام آدم‌ها سر و کله بزنیم و ارتباط برقرار کنیم. با این اوصاف، خیلی واضح است که اگر اصول ارتباط مؤثر را بلد نباشیم، کلاهمان پس معرکه است. شما از اصول ارتباط موثر چه می‌دانید؟
ارتباط، پدیده‌ای است که در آن اطلاعات منتقل می‌شود. اگر اطلاعات به نحوی انتقال یابد که در ذهن فرستنده و گیرنده یک معنی واحد شکل بگیرد، می‌توان گفت ارتباط کامل روی داده است.
ارتباط، فرآیندی پویاست یعنی پدیده‌ای که کیفیت و کمیت آن متغیر است ولی در مسیر زمان همیشه جریان دارد و نمی‌توان برای آن آغاز یا پایانی متصور شد. ارتباط، امری اجتناب ناپذیر است و همه اجزای جهان خواسته یا ناخواسته با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند. ارتباط حتی در سکوت و میان اجزای بی‌جان نیز وجود دارد. همه اجزای پیرامون ما با ما در ارتباط‌اند و پیام‌هایی را به ما منتقل می‌کنند زیرا بدون انتقال اطلاعات زندگی دشوار می‌شود. در هر ارتباطی پنج جزء وجود دارد که شامل فرستنده، گیرنده، راه ارتباط، پیغام و معنی است.
ابزار ارتباط
ارتباط می‌تواند به صورت شفاهی و کتبی برقرار شود که هر یک از این دو نوع ارتباط دارای دو وجه کلامی و غیرکلامی است. تابلوهای راهنمایی و رانندگی، کارت تبریک، پوستر، یک مکالمه تلفنی، یک مکالمه رو در رو، یک نامه اداری، مثال‌هایی از اشکال گوناگون برقراری ارتباط است. در ارتباطات شفاهی و کتبی در بخش کلامی یا زبانی، کلمات و دستور زبان پیغام حایز اهمیت است.
همچنین در ارتباط شفاهی و در بخش فرازبانی، مواردی مانند بلندی صدا، لحن، لهجه، سرعت کلام و در ارتباط کتبی، نوع خط، رنگ جوهر، شکل و اندازه حروف تاثیرگذارند. در بخش غیرکلامی در ارتباط شفاهی مواردی همچون نحوه ارتباط چشمی، حالات و حرکات بدنی، فاصله فرستنده از گیرنده و ژست‌های چهره حایز اهمیت است و در ارتباط کتبی، رنگ زمینه کاغذ و اشکال زمینه کاغذ روی مخاطب تاثیرگذار است.
نتایج یک پژوهش جالب
تحقیقات نشان داده است که در فرآیند ارتباط، بخش غیرکلامی بیش از 55 درصد از انتقال معنی را به عهده دارد. در بخش کلامی نیز قسمت فرازبانی 38 درصد از فرآیند ارتباط را به خود اختصاص داده‌اند یعنی برعکس آنچه تصور می‌کنیم سهم بخش زبانی مانند کلمات و جملات و دستور زبان در فرآیند ارتباط کمتر از 10 درصد است. بنابراین توجه به میزان اهمیت این اجزا می‌تواند فرد را در برقراری ارتباط مناسب‌تر و کامل‌تر یاری دهد.
12 نکته کلیدی در برقراری ارتباط موثر
* سعی کنید نزدیک فرد مقابل قرار بگیرید، به او نگاه کنید و واکنش‌های غیرکلامی شما نشان‌دهنده علاقه و توجه شما به صحبت‌های او باشد.
* سعی کنید عواملی را که موجب پرت شدن حواس شما می‌شود، مودبانه کنترل کنید و به حداقل برسانید. این موضوع باعث می‌شود فرد مقابل بفهمد برایش ارزش و اهمیت قایل‌اید.
* برای تایید آنچه فهمیده‌اید، با هدف روشن، سوالات باز، مشخص و مستقیم سوال کنید.
* سعی کنید با گوینده همدلی کنید و موضوع را از نقطه نظر او ببینید. این موضوع سبب می‌شود دید صحیح‌تر و کامل‌تری پیدا کنید.
* واکنش شما باید به نحوی باشد که فرد مقابل نیز احساس کند شما فعالانه به او گوش می‌کنید و با او همدلی دارید.
* مراقب باشید واکنش‌های شما در فرد مقابل احساس منفی ایجاد نکند. احساسات منفی، فرد را در حالت دفاعی قرار می‌دهد و ارتباط را مخدوش می‌کند.
* در حین گوش کردن به فرد مقابل، در حال آماده کردن پاسخ نباشید. زیرا جریان سخن را از دست می‌دهید.
* طوری سخن بگویید که دیگران صحبت شما را بفهمند. هنر این است که بتوان مفاهیم راحت را اگر پیچیده باشد، ساده، واضح و شفاف انتقال داد.
* پیش از سخن گفتن، اطلاعات کافی جمع‌آوری و افکارتان را مدون کنید. با هیجان‌زدگی یا عصبانیت سخن نگویید.
* موضوعات را از دید خود مطرح کنید نه از دید طرف مقابل. به طور مثال به جای اینکه بگویید «شما به من ظلم می‌کنید»، بگویید «احساس می‌کنم به من ظلم می‌شود».
* اگر در فضای متشنج، پرهیجان یا توام با عصبانیت و دلخوری قرار گرفتید، بهتر است بعضی مطالب را نگویید زیرا سخنان شما احتمالا شنیده نشده و یا اشتباه فهمیده می‌شود.
* هرگز تحقیرآمیز، آمرانه یا تهدیدآمیز سخن نگویید. افراد را جلوی دیگران مورد انتقاد قرار ندهید.
منبع:www,salamat, com
