نویسنده: سهیلا قاسمی

اهداف شخصی

الف – هدفگذاری کنید
وقتی بتوانید به صورت مؤثرتر « نه » بگویید ، وقت بیشتری برای تخصیص در دست یابی به اهداف شخصی خود دارید.اهداف ، حوزه خیلی مهمی از مدیریت زمان شخصی هستند.اهداف به ما کمک می کنند که از طریق ایجاد کار برای ما و اجازه تمرکز بر تلاش هایمان ، زندگی خود را سازماندهی کنیم.
هنگام هدفگذاری خیلی مهم است آنها را واقعی و قابل دستیابی تعریف کنیم. با تنظیم اهداف از پیش ، به خود اجازه می دهید که یک مسیر استراتژیک به سمت دستیابی به اهداف را برنامه ریزی کنید.
اهدافی تعریف کنید که به سادگی قابل دستیابی باشند.وقتی به اهداف تعریف شده رسیدید ، برای هدفی که مشکل تر است اقدام کنید.این فرآیند را ادامه دهید تا اینجا که احساس کنید که اهداف شما نه آسان و نه دور ازدسترس هستند.
این فرآینده کند است اما به شما کمک می کند که یاد بگیرید چگونه به صورت موفقیت آمیز به اهداف خود دست یابید. نباید انتظار داشته باشید که تمام انتظاراتتان یک شبه برآورده شوند چراکه یک فرایند تدریجی است.

ب – اهداف خود را اولویت بندی کنید
وقتی اهداف خود را تنظیم کردید ، باید آنها را اولویت بندی کنید. وقت گذاشتن و اولویت بندی اهداف در مدیریت زمان شخصی مؤثر حیاتی است. خیلی از ما از این مرحله می پریم اگر چه دوباره مجبور می شویم که برگردیم.
اهداف را بصورت روشن تعریف کنید و مشخص کنید که آنها چه هستند و چه اهمیتی دارند اهدافی که اهمیت کم دارند می توانند به تعویق بیافتند.اجازه دهید اقلامی که به توجه بیشتر نیاز دارند ابتدا انجام شوند.
شما می توانید یک فهرست از کارهایی که باید انجام دهید تهیه کنید و به هر یک از اقلام به نسبت اهمیت عددی اختصاص دهید یا اینکه فهرستی از اهداف اولویت بندی شده تهیه کنید.پیتر داکر می گوید که « انجام دادن کارهای درست مهمتر از انجام درست کارهاست » .
اقتصاددان ایتالیایی ، ویلفردو پارتو ، قانونی در اولویت بندی دارد. قانون پارتو می گوید که تقریباً 80 درصد نتیجه مورد نظر از 20 درصد تلاش هایی حاصل می شود که انجام می دهیم.برای اینکه کارهای خود را به صورت مؤثر اولویت بندی کنید ، باید بیست درصد مهم را جدا کنید.
وقتی کارهای مهم تعیین شدند شما می توانید بر اقداماتی تمرکز کنید که بیشترین نتیجه مورد نظر را حاصل می کنند. هنگام تحلیل چگونگی گذراندن اوقات خود ( بخش 1-2 ) متوجه خواهید شد که خیلی از اوقات شما صرف کارهای کوچک و ناچیز می شود.
به همین دلیل توان شما صرف حوزه های اصلی و حیاتی که نیازمند تلاش بیشتر هستند نمی شود. قانون پارتو را برای اولویت بندی به کار برید و خواهید دید که زمان و اهداف تحقق یافته شما بیشتر خواهند شد.

تعلل
وقتی زمان مناسب صرف هدفگذاری و اولویت بندی کردید ، می توانید کارهای مورد نیاز هر روز را تعیین کنید. اگر کارها را در زمان موعد آنها انجام ندهید غیر مؤثر عمل کرده اید.تعلل چیزی است که اکثر ما با آن درگیر هستیم. اغلب نمی توانیم به کل نتیجه مورد نظر دست یابیم زیرا به خاطر تعلل استرس به ما چیره می شود.
با تعداد زیادی کار انباشته شده بر روی هم ، سخت است که در انجام کارها تعلل نکنیم ؛ خصوصاً برای کارهای بزرگتر که به زمان بیشتر از آنچه که شما دارید نیاز دارند.
وقتی کار بزرگی روبرو می شوید آن را به بخش های کوچکتر تقسیم کنید . تقسیم کار به کارهای کوچکتر این امکان را فراهم می آورد که اجزاء کوچکتر را بدون اضطراب انجام دهیم.بزودی در خواهید یافت که با انجام کارهای تقسیم شده ، کل کار بزرگ انجام شده است.

مزاحمت کمال گرایی
وقتی هدفگذاری و اولویت بندی کردید ، باید از چندین مسئله فرعی که بروز می کنند جلوگیری کنید. یکی از این مسائل تمایل شخص به کمال گرا بودن است. این نوع رویکرد می تواند تأثیر زیادی بر مدیریت زمان شخصی داشته باشد. توجه غیر ضروری به جزئیات باعث می شود که دیگر کارها را به تأخیر بیاندازید.
ناتوانی در پاداش دادن به خودمان برای کارهایی که انجام داده ایم مسئله دیگری است که با آن روبرو هستیم.وقتی کاری را انجام دادید ، شما باید به خود پاداش دهید.پاداش دادن به خود راهی برای ایجاد تعادل بین کار و تفریح است.اگر بتوانیم یاد بگیریم که بین کار و تفریح تعادلی برقرار کنیم زندگی سالم و شادتری خواهیم داشت.

وقت گذاشتن برای همسر
زندگی شخصی شامل چندین حوزه متفاوت است که باید در نظر بگیریم.یکی از این حوزه ها وقتی است که با همسر خود می گذرانیم.این وجهی حیاتی از مدیریت زمان شخصی ماست زیرا خیلی از احساسات ما آن را دیکته می کنند.
افرادی که وقت کافی برای همسرانشان تخصیص نمی دهند به خاطر دلایلی روابط خود را پر تنش در می یابند که می شد از آنها جلوگیری کرد.اغلب همسر خود را در انتهای فهرست اولویت قرار می دهیم زیرا عادت کرده ایم فرض کنیم که بدلیل برنامه فشرده کاری ، همسر ما عذر ما را می پذیرد.
چندین روش برای افزایش مدت زمان بودن با همسر وجود دارد . اگر مدت زمان کافی با همسرتان نیستید زمان هایی را برای تنها بودن با وی تخصیص دهید و با هم برای تماشای فیلم یا صرف شام بیرون بروید . روش دیگر رفتن به خرید است.

کارهای مربوط به خانه
هر خانه تعداد زیادی کارهای متفاوت دارد که باید انجام شوند. این مسئولیت ها می توانند بار زیادی بر ما وارد کنند اگر برنامه ریزی نشوند. با تعداد بسیاری از اولویت ها در زندگی پیچیده امروزی ، بیشتر مردم نمی توانند وقت اضافه برای انجام کارهای خانه پیدا کنند.از آنجایی که خود نمی توانید همه این کارها را انجام دهید ، اگر امکان داشته باشد آنها را به فرزندانتان تفویض کنید.

وقت گذاشتن برای فرزندان
همه قبول دارند که قرار دادن فرزندان در اولویت های بالا همیشه ساده نیست. فرزندان وقت قابل ملاحظه ای از شما می گیرند و لازم است که دیگر اولویت ها را همراه با این موضوع برنامه ریزی کنید.
می توانیم وقت خود را با فرزندان بگذرانیم در حالیکه به اتفاق آنها کارهای خانه را انجام می دهیم. بچه ها از مسئولیت لذت می برند و قادرند که برخی از کارهای خانه را انجام دهند.
خیلی از مسئولیت های داخل و خارج از خانه وجود دارد که شما به عنوان یک خانواده می توانید آنها را با هم انجام دهید در حالیکه با هم هستید.انجام برخی از کارهای خانه توسط فرزندان ، استرس شما را کاهش می دهد.تفویض مسئولیت به فرزندان در سنین کودکی برای آنها سودمند است و مهارتهای مدیریتی آنها را برای سال های بعد افزایش می دهد.
نقش شما به عنوان یکی از والدین فرزندان ، فشار روحی و جسمی در مراقبت از آنها را به دنبال دارد.شما باید به اتفاق فرزندان به گونه ای برنامه ریزی کنید که این زمانها به حداقل برسند.
شما می توانید به فرزندان خود توضیح دهید که باید کارها و برنامه هایی را انجام دهید و انجام ندادن آنها باعث می شود که به اهداف خود نرسید.فرزندان خیلی اهمیت دارند ولی باید به حجم دیگر کارها و مسئولیت ها توجه داشته باشید.

مدیریت میز کار
آخرین و مهمترین وجه مدیریت زمان شخصی که مورد بحث قرار می گیرد مدیریت امور دفتری شخصی است .میزکار مهمترین چیزی است که همواره باید روزآمد نگاه داشته شود.
برای موفق بودن ، این موضوع باید جزو اولویت های بالای شما قرار گیرد.بدین منظور ابتدا باید میز خود را سازماندهی کنید. با داشتن یک میز مرتب و تمیز شما می توانید بهتر کارهای انجام نشده خود را پیدا کنید.وقتی کاغذهای شما مرتب شده باشند می توانید کارهای مربوط به آنها را به بخش های کوچکتر تقسیم کرده جداگانه هریک را انجام دهید.
روشی که اتاق کار خود را بر اساس نیازها ترتیب می دهید کلید خبره شدن در انجام کارهایتان است.حتی اگر نیازهایتان در پایین ترین حد لازم باشند ، اقلام خاصی وجود دارند که به موفقیت شما کمک می کنند.
اول باید بدانید که به چه مقدار فضا برای بایگانی و ذخیره احتیاج دارید و نباید اسناد و مدارک را روی هم بر روی میز انباشته کنید چراکه باعث می شود نتوانید به کارهای مالی و دفتری خود در زمان لازم بپردازید.از میزهای دارای چند کشو و فایل های بایگانی می توانید استفاده کنید.
متخصصین اعتقاد دارند که باید از صندلی مناسب استفاده کرد.نوع صندلی انتخابی باید بگونه ای باشد که به شکل مناسب در آن جای گیرید.
یک صندلی خوب طراحی شده باید قابلیت تنظیم داشته باشد بگونه ای که با اندام شما تطابق داشته یابد و این امکان را فراهم آورد که هنگام کار کردن موقعیت راحتی داشته باشید. پس از تنظیم ، باید پشت شما را نگه دارد و فشار وارده به شانه ها ، گردن و دستها را کاهش دهد. مطمئناً در این شرایط شما بهتر می توانید بر کار خود تمرکز کنید.
بیشتر ما به میزان روشنایی اطراف خود توجه نمی کنیم.روشنایی مناسب ، کارآیی را بالا می برد.سطح متفاوتی از روشنایی برای کارهای متفاوت لازم است. هنگام خواندن مدارک و نامه ها نور باید به قدر کافی باشد تا به چشمان خود فشار وارد نکنید.اما هنگام کار با کامپیوتر نور باید به قدری باشد که انعکاس ها و درخشندگی ها به حداقل برسند.
ابزار غیر فنی زیادی وجود دارند که می توانید در زندگی شخصی از آنها استفاده کنید. از یک تقویم دیواری با جدول بندی درشت استفاده کنید.بدین شکل می توانید کل روزهای ماه را ببینید.حتماً دفترچه تلفن داشته باشید. از نرم افزارهای کامپیوتری نیز می توانید استفاده کنید.

مدیریت زمان و کسب و کار
محیط کسب و کار امروز را می توان با رقابت شدید و سخت آن توصیف کرد.در هر ثانیه از روز اختراعات جدیدی صورت می پذیرد و روش های سنتی ، طول عمر کوتاهتری پیدا می کنند. خبر تازه امروز ، یک خبر قدیمی در فردا محسوب می شود و کسانی که با تغییرات پیش نروند عقب خواهند ماند.
شما باید از تمام منابع موجود خود استفاده کنید تا با زمان پیش روید.بزرگترین مانع موفقیت در این بازار ، زمان است.با ساعات نامحدود روزانه می توانستیم سرعت کار را به اندازه رضایت بخش پایین بیاوریم.متأسفانه زمان چیزی است که بشر نمی تواند آن را کنترل کند.
به خاطر این شرایط غیر قابل کنترل ، باید با زمان کار کنیم. درک محدودیت های حاصل از زمان و منافع مدیریت زمان کمک می کند با زمان کار کنیم نه اینکه در مقابل آن قرار گیریم.
روشی که شما زمان خود را استفاده می کنید تعیین کننده موفقیت شماست.با این حال ، فلسفه مدیریت زمان از فردی به فرد دیگر متفاوت است و مدیریت زمان برای شما باید بگونه ای باشد که با کار شما مطابقت داشته باشد.
در این بخش رهنمودهایی ارائه می کنیم که به شما در شروع سفر در مدیریت مؤثر زمان کمک خواهند کرد.این رهنمودها را به دقت بخوانید و آنها را بگونه ای تطبیق دهید که نیاز شما را برآورده کنند.

الف ) مدیریت زمان در کار
رهنمودهای کلی که قبلاً گفته شد می توانند در محل کار شما به کار روند.این رهنمودها مواردی شامل تحلیل روش گذراندن وقت ، اولویت بندی فعالیت ها و برنامه ریزی است.

ب ) کار درست را در زمان درست انجام دهید
حتی با مدیریت مؤثر زمان هم در خواهید یافت که همیشه نمی توان هر کاری را سر وقت انجام داد. اما کارهایی وجود دارند که باید سر وقت انجام شوند و کارهایی نیز هستند که می توان به تأخیر انداخت.بر اساس رهنمودهای عمومی مدیریت زمان ، یک فهرست اولویت بندی شده از کارها باید تهیه کنید.
در سراسر روز کارهایی از فهرست را انجام دهید که بیشترین اولویت را دارند. این کار خیلی ساده است و به یک متدولوژی خاص نیاز ندارد در حالی که خیلی از ما کار درست را در زمان درست انجام نمی دهیم.انجام کارها براساس اولویت کمک می کند که کارها را خوب مدیریت کنید.

ج ) قبل از ترک دفتر فهرست کارهای فردا را مرور کنید
فهرست کار را بررسی کنید و کارهای انجام نشده را تعیین کنید. کارهای انجام شده را پاک کنید و کارهای انجام نشده را اولویت بندی کنید.هنگام اولویت بندی موضوعات اصلی ، کارهایی که قرار است فردا انجام دهید را مرور کنید . برای مثال ، اگر فاز دوم پروژه در دست را آغاز می کنید مستندات تعریف آن فاز را مطالعه کنید.
این کار باعث می شود اقداماتی را که برای فاز دوم باید انجام دهید بیاد آورید. اگر با چند نفر کار می کنید ، با آنها در مورد کار فردا صحبت کنید و مطمئن شوید که هر یک می دانند فردا چه کاری باید انجام دهند.

د) ساعات اوج کاری خود را پیدا کنید
با استفاده از رهنمودهای ارائه شده در بخش 2 ، تعیین کنید که در ساعات مختلف روز چه احساسی دارید. این تمام تحقیقی است که نیاز دارید تا بتوانید ساعات اوج کاری خود را پیدا کنید. ساعاتی که بیشترین انرژی را داشته اید ، انگیزش بالا داشته اید و تماماً متمرکز به کارتان بوده اید را بشمارید.این ساعات زمانی هستند که در آن باید مشکل ترین کارهایتان را انجام دهید. از مزایای ساعت اوج کاری استفاده کنید.

ه ) از جلسات حداکثر استفاده را ببرید
برای برگزاری جلسه چهار نکته را باید در نظر بگیرید. اولین نکته این است که جلسه را هنگامی برگزار کنید که موضوع آن اتفاق افتاده باشد. جلسات دوره ای اغلب نیاز نیست اما اگر این زمان را تخصیص دهید با بحث های مختلف پر می شود. بنابراین جلسات را بر اساس نیاز تشکیل دهید نه بر اساس قاعده.دومین رهنمود برای تشکیل جلسه تنطیم دستور جلسه است.دستور جلسه باید هدف جلسه و حوزه بحث را نشان دهد.
حوزه های بحث باید اولویت بندی شوند. جلسات ساخت یافته افراد را بر موضوع مورد بررسی متمرکز می کنند.این کار منجر به جلسات کوتاه تر و پربارتر می شود.توزیع دستور جلسه در زمان مناسبی پیش از تشکیل جلسه ، به افراد این امکان را می دهد که خود را برای جلسه آماده کنند.این اقدامات باعث می شود که جلسات شما مؤثرتر و آموزنده تر شوند.
سومین رهنمود برای تشکیل جلسات تنظیم دقیق زمان جلسه است. ساعت تشکیل جلسه تأثیر زیادی بر خروجی جلسه خواهد داشت.
برای مثال ، اگر شما می دانید که افرادی در جلسه هستند که تمایل دارند جلسه را بیش از زمان در نظر گرفته شده ادامه دهند ، زمان جلسه را برای پیش از نهار یا برای ساعات پایانی روز تنظیم کنید.
این باعث می شود افراد انگیزه بیشتری برای تمرکز و توجه داشته باشند.نکته چهارم این است که جلسات را در ساعات غیر معمول برگزار کنید اگر با تأخیر و کندی روبرو می شوید.

و ) به صورت مؤثر تفویض کنید
تفویض زمان بیشتری ایجاد می کند.اما این کار همیشه به سادگی قابل انجام نیست.در حقیقت خیلی از افراد با تفویض کارها مشکل دارند.این به چند دلیل رخ می دهد.
گاهی اوقات توضیح انجام یک کار به فرد دیگر بیش از انجام کار توسط خود طول می کشد.اما اگر آینده نگر باشید متوجه می شوید که اگر یک وقت اضافی صرف کنید می توانید در آینده نیز کار مورد نظر را تفویض کنید. دلیل دیگر عدم تفویض کمال گرایی است.
وقتی تفویض می کنید به افراد اجازه می دهید که اشتباه کنند.اگر شما تحمل تصحیح اشتباهات را داشته باشید آنگاه افراد بیشتری یاد می گیرند که کار مورد تفویض را بصورت مناسب انجام دهند.دلیل آخر عدم تفویض ترس از کاهش قدرت است.این وجه از تفویض چیزی است که همه ما با آن روبرو خواهیم بود.
به چیزی که از تفویض بدست می آورید فکر کنید نه به چیزی که از دست می دهید.وقتی توانستید بر ترس های خود از تفویض کردن غلبه کنید باید یاد بگیرید که چگونه به صورت اثر بخش تفویض کنید.ابتدا تعیین کنید که چه چیزی باید تفویض شود.به فهرست اولویت بندی شده کارها نگاه کنید.این فهرست در تعیین کارهای نیازمند تفویض کمک می کند.
سپس افراد توانا و مشتاق انجام کار انتخاب شده برای تفویض را انتخاب کنید.بیاد داشته باشید که کل کار را تفویض کنید.کار و چیزی که مورد انتظار است را توضیح دهید.
قدم بعدی این است که اجازه دهید فرد کار را انجام دهد.کار را در زمانهای از پیش تعیین شده مورد بررسی قرار دهید.دائماً بالا سر کار نایستید زیرا این کار فقط عملکرد را کاهش می دهد.

ز ) میز خود را مرتب کنید
فردی که روی میز شلوغ و در هم بر هم کار می کند به طور متوسط روزی یک ساعت و نیم دنبال چیزهای خود روی میز می گردد.عامل اصلی به هم ریختگی روی میز ، کاغذ است .
کاغذها باید دسته بندی و بایگانی شوند ، یا به دیگر همکاران مربوط داده شوند یا دور ریخته شوند.نیازی نیست که انبوهی از کاغذ به مدت نامحدود روی میز باشد.بعد از مرتب کردن روی میز به سراغ کشو ها بروید.مرتب کردن میز کافی نیست ، هر روز آن را تمیز کنید.مرتب نگه داشتن میز هفت ساعت و نیم به هفته کاری اضافه می کند.

ح) روش ها را مناسب خود تطبیق دهید
توجه به این نکته مهم است که رهنمودهای ارائه شده در این مقاله کلی هستند. این رهنمودها نقطه شروعی برای توسعه سیستم مدیریت زمان است. برای مدیریت موفق زمان ، باید یک سیستم مدیریت زمان مناسب خود طراحی کنید.

نتیجه گیری :
نتیجه عملی تمام این کارها و سیاست گذاریها در بخش زمان ، استفاده کردن از چیزی است که دیگر برگشت پذیر نیست و تکراری در آن نیست و دست یافتن به آن غیر ممکن است چون هر فرد در هر لحظه فقط یکبار می تواند باشد و نه بیشتر پس باید از مدتها قبل برای استفاده از آن لحظاتی که خواهند آمد برنامه ریزی و مدیریت کند و این نوع مدیریت به نظر من از تمام مدیریت ها در زندگی مهمتر است.
منبع: نظام جامع اطلاع‌رسانی اشتغال